Nr. 545 vom 26.10.2023

Behördengänge digital erledigen - Das Landratsamt Ostalbkreis bietet mehr Services online und nutzt KI

Das Digitalisierungs-Team um Angela Brunnhuber und die Internet-Beauftragte Birgit Wiedmann arbeiten in verschiedenen Bereichen bei der Landkreisverwaltung. Sie alle verbindet das gemeinsame Ziel, den Online-Service für die Bürgerinnen und Bürger voranzubringen und so viele Dienstleistungen wie möglich digital und medienbruchfrei anzubieten. Dass es dafür angesichts des Föderalismus, vielen verschiedenen Zuständigkeiten bei Bund und Land und manch fehlender oder unzureichender gesetzlichen Regelung einen langen Atem braucht, ist in der Landkreisverwaltung bekannt. Dennoch haben sie in den vergangenen Monaten die Rubrik Online-Service auf der Website des Ostalbkreises neu strukturiert. Schließlich sollen möglichst alle im Kreis lebenden Personengruppen erreicht werden und davon profitieren können.

Digitalisierung ist nicht die 1:1-Umsetzung von Print in Online
"Angesichts zunehmendem Fachkräftemangel mit gleichzeitig immer mehr Verwaltungsaufgaben sehen wir großes Potenzial in der Digitalisierung unserer Verwaltungsdienstleistungen", betont Landrat Dr. Joachim Bläse. "Allerdings sind Vorbereitung und Umsetzung von neuen Strukturen und Prozessen oftmals sehr komplex. Denn ein bislang in Papierform abgewickeltes Antragsverfahren kann nicht einfach eins zu eins in einen Online-Prozess umgemünzt werden."

Hinzu kommen neben einer unglaublichen Vielzahl von bundesweit parallel entwickelten Online-Anträgen zusätzliche Herausforderungen wie fehlende Schnittstellen, sodass die Übernahme der Antragsdaten in ein Fachverfahren nicht ohne weiteres möglich ist. Dies sind nur zwei von mehreren Punkten, die mit dazu beigetragen haben, dass die Verwaltungsdigitalisierung bundesweit nicht so vorankam, wie es ursprünglich das seit 2017 geltende Onlinezugangsgesetz, kurz OZG, vorsah. Bis Ende des Jahres 2022 - so die ehrgeizige Vorgabe - hätten knapp 600 Verwaltungsleistungen digitalisiert sein sollen. Möglich sollte dies unter anderem ein gemeinsamer Portalverbund von Bund und Ländern machen. Komplett umgesetzt werden konnte dieses Mammutvorhaben bislang bekanntlich nicht. Deshalb hat die Bundesregierung nun mit dem OZG-Änderungsgesetz, welches Anfang 2024 in Kraft treten soll, ein modifiziertes Eckpunkteprogramm zur effektiven Digitalisierung der Verwaltung gestartet. Hier werden die weiteren Weichen für die digitale Infrastruktur gestellt.

Ostalbkreis baut sein Online-Angebot aus
Über das Landesportal service-bw hat die Landkreisverwaltung inzwischen mehrere hundert landeseinheitliche Verfahrensbeschreibungen in die Website des Ostalbkreises integriert. Dazu gehören Informationen beispielsweise zum Schwerbehindertenrecht, zu ausländerrechtlichen Angelegenheiten oder zum Unterhaltsvorschuss genauso wie zum Bürgergeld, zur Grundsicherung oder zur Kfz-Zulassung. "Damit ist gewährleistet, dass die Informationen immer der aktuellsten Rechtslage entsprechen. Zusätzlich ersparen wir uns einen erheblichen Aktualisierungsaufwand für die Website quer durch alle Bereiche der Kreisverwaltung", erläutern Angela Brunnhuber und Birgit Wiedmann.

In einem weiteren Schritt wurde der Bereich Online-Service auf der Landkreis-Homepage neugestaltet. Sämtliche pdf-Anträge, die ausgedruckt, beschrieben, eingescannt und anschließend an das Landratsamt übermittelt werden müssen, werden Stück für Stück durch Online-Anträge ersetzt. "So tragen wir unter anderem der Barrierefreiheit Rechnung und erleichtern vielen Menschen mit Handicap den digitalen Zugang. Ein weiterer Vorteil ist, dass ein zunehmend größerer Teil unserer Kunden Verwaltungsdienstleistungen übers Handy erledigen kann", erklärt Wiedmann.

Beim Landratsamt können inzwischen knapp 100 Verwaltungsdienstleistungen online beantragt werden. Eine Vielzahl dieser Online-Anträge wird über das Serviceportal service-bw.de angeboten. Hierfür ist ein kostenfreies Servicekonto erforderlich, welches man sich als antragstellende Person einfach und unkompliziert anlegen kann.


Online-Anträge über die Landkreis-Homepage werden gut angenommen
"Die digitale Antragstellung ist eine win-win-Situation für den Bürger und die Verwaltung gleichermaßen. Die Dienstleistung steht rund um die Uhr zur Verfügung und Wartezeiten in der Behörde werden vermieden. Gleichzeitig werden die Sachbearbeiter entlastet, weil bereits beim Ausfüllen des Online-Antrags die eingegebenen Daten automatisch auf Plausibilität und Vollständigkeit geprüft werden," so Angela Brunnhuber. Auf große Resonanz stoßen beispielsweise die angebotenen Online-Services aus den Bereichen Ausländerrecht, Unterhaltsvorschuss, Kindertagespflege, Güterkraftverkehr und Ehrenamtskarte. Auch die jüngst erweiterten Angebote bei der Kfz-Zulassung wie Neuwagenanmeldung, Wiederzulassung, Abmeldung, Umschreibung oder Tageszulassung werden zunehmend genutzt.
Die wichtigsten Verwaltungsleistungen werden zudem auf der Landkreis-Homepage in leichter Sprache erläutert.

"Wer sich online nicht zurechtfindet oder vielleicht keinen Online-Zugang hat, dem wird natürlich weiterhin vor Ort in unseren Dienststellen geholfen. In viel frequentierten Bereichen wie der Zulassungsbehörde, der Fahrerlaubnisbehörde, dem Jobcenter und der Ausländer- und Waffenbehörde gibt es die Möglichkeit, sich vorab online einen Termin zu reservieren. Dadurch können Wartezeiten vermieden werden", so Landrat Dr. Bläse. "Für sehr viele Kunden stellt unser weiterentwickelter Online-Service eine Erleichterung dar und erspart gänzlich den Weg zum Amt", ist sich Bläse sicher.


Digitale Kreisentwicklungsstrategie und KI
Zu den zentralen Herausforderungen im Bereich der Digitalisierung zählen bei der Landkreisverwaltung generell digitale Services und Datenmanagement im Zeitalter von demografischem, technischem, sozialem und klimatischem Wandel. Deshalb arbeitet das Landratsamt gemeinsam mit dem ZDE - Zentrum für digitale Entwicklung – aus Westhausen an einer digitalen Kreisentwicklungsstrategie. "Wichtig wird künftig sein, dass Daten nicht nur erhoben, sondern strukturiert und transparent gemacht werden. Unser Ziel ist ein möglichst offenes Verwaltungshandeln im Sinne von Open Government, damit wir für die immer komplexeren Herausforderungen unserer Gesellschaft gemeinsam mit den Kommunen, der Wirtschaft und der Bevölkerung innovative Lösungen finden können", erklärt Landrat Dr. Bläse.

Welche Chancen und Potenziale etwa KI-Anwendungen bieten, zeigt eindrücklich die Digitalisierungsstrategie im Gesundheitsamt der Landkreisverwaltung. Zentrale Elemente sind hier die Bewältigung des Fachkräfte- und vor allem des Ärztemangels und die gesteigerten Anforderungen an den Datenschutz. Um für Infektionswellen wie die jährliche Grippewelle besser gerüstet zu sein, wurde die Erfassung von Infektionsmeldungen beim Gesundheitsamt inzwischen automatisiert. Die dahinterstehende Technik wird als "Robotic Process Automation (RPA)" bezeichnet. "Wir sind eines der ersten Gesundheitsämter im Land, die KI einsetzen", so der Landrat. "Damit sind wir in der Lage, pro Arbeitstag bis zu 1000 Infektionsmeldungen automatisiert zu erfassen, wobei diese Zahl im Bedarfsfall kurzfristig weiter gesteigert werden kann. Für die Beschäftigten des Gesundheitsamts verbleibt somit wesentlich mehr Zeit für die eigentliche Fallanalyse und für andere Aufgaben, auch vor dem Hintergrund, dass im Winterhalbjahr wieder mit mehr Corona-Fällen, der jährlichen Grippewelle und dem neu meldepflichtigen RS-Virus zu rechnen ist."

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