Nr. 44 vom 13.02.2025

Landratsamt setzt Digitalisierungsstrategie erfolgreich um

Robotic Process Automation, ein Bot für Bürgeranfragen oder digitale Antragsverfahren - das alles ist Teil der Digitalisierungsstrategie, die die Landkreisverwaltung in die Tat umsetzt. Inzwischen werden die digitalen Dienstleistungen des Landratsamts von der Bevölkerung verstärkt genutzt und Prozessautomatisierungen verbessern den Bürgerservice.

Digitalisierung verbessert Verwaltungsabläufe
"In den kommenden Jahren wird ein Großteil unseres Personals in den Ruhestand gehen. Angesichts des Fachkräftemangels haben wir heute bereits Schwierigkeiten, ausscheidende Kolleginnen und Kollegen adäquat zu ersetzen. Deshalb wollen wir innovative Digitalisierungslösungen entwickeln, um das künftig fehlende Personal zu kompensieren", betont Landrat Dr. Joachim Bläse. Über 150 Online-Prozesse bietet die Kreisverwaltung inzwischen über ihre Website an - und laufend werden es mehr.

Vielfach wird damit nach den Vorgaben des sogenannten Onlinezugangsgesetzes eine vollständig papierlose Antragstellung ermöglicht. Dabei erfindet das Landratsamt das Rad nicht neu, sondern setzt Universalprozesse ein oder nutzt digitale Prozesse beispielweise nach dem bundesweiten „Einer für Alle“-Prinzip (EfA), das die digitale Verwaltung gemäß dem Onlinezugangsgesetz in Deutschland schneller voranbringen soll. „Unsere Strategie sieht vor, möglichst alle Online-Dienste, die uns von Bund und Land zur Verfügung gestellt werden, umzusetzen“, so Bläse. Oberstes Ziel sei es dabei, Verfahren mit einer sogenannten Ende-zu-Ende-Digitalisierung einzusetzen. Das heißt, der komplette Verwaltungsvorgang vom Antrag über die Bearbeitung bis zum Bescheid erfolgt digital. Denn nur dies bringt effiziente Verbesserungen für Kunden und Sachbearbeiter, indem bereits bei der Antragstellung auf Vollständigkeit der Unterlagen geachtet werden kann, die dann automatisiert in das Fachverfahren des jeweiligen Amtes übernommen werden können.


Online-Verfahren werden zunehmend mehr frequentiert
Von den Kunden des Landratsamts werden die Online-Verfahren, die auf www.ostalbkreis.de in der Rubrik Online-Service zu finden sind, sehr gut angenommen. Allein die niederschwellige Online-Abmeldung von Fahrzeugen wurde im vergangenen Jahr mehr als 8.500 Mal genutzt. Zusätzlicher Vorteil: die Online-Abmeldung kostet weniger als vor Ort bei den Zulassungsbehörden.

Auch der Bauantragsprozess wurde zum Jahresbeginn vereinfacht und digitalisiert. Bürgerinnen und Bürger profitieren nun mit dem Virtuellen Bauamt ViBa BW von einem benutzerfreundlichen und effizienten Online-Portal, das rund um die Uhr erreichbar ist. Das Virtuelle Bauamt ermöglicht es, Bauanträge digital einzureichen, den Bearbeitungsstatus zu verfolgen und erforderliche Dokumente hochzuladen. Dies spart nicht nur Zeit und Aufwand beim Antragsteller, sondern trägt zu einer schnelleren Bearbeitung durch die Behörde bei.

Auch die "Mein Jobcenter Ostalbkreis"-App gehört zu den Digitalisierungsprojekten der Kreisverwaltung, die auf die Bedürfnisse der Kunden zugeschnitten ist und den Verwaltungsaufwand der Behörde reduziert, indem etwa eingehende Nachrichten automatisch dem zuständigen Mitarbeiter zugeordnet werden. Die App wird in einem weiteren Schritt an die BundID angebunden, wodurch eine direkte digitale Antragstellung und Bescheid-Erteilung ermöglicht wird.

Automatisierung und KI-Einsatz verbessern Personaleinsatz
Klar sei aber, dass ein reiner Online-Prozess ohne zugehörige Automatisierung zwar die Verwaltungsabläufe verbessern und effizienter gestalten, aber fehlende Personalressourcen nur in geringem Umfang ersetzen könne, so Bläse.

Deshalb wickelt die Kreisverwaltung bereits erste Prozesse mit Robotic Process Automation, kurz RPA, ab. So sind beispielsweise beim Gesundheitsamt zentrale Herausforderungen die Bewältigung des Fachkräfte- und vor allem des Ärztemangels und die gesteigerten Anforderungen an den Datenschutz. Um für Infektionswellen wie die jährliche Grippewelle besser gerüstet zu sein, wurde die Erfassung von Infektionsmeldungen automatisiert. Pro Arbeitstag können damit bis zu 1.000 Meldungen erfasst und zugeordnet werden. Hierdurch bleibt für die die Beschäftigten mehr Zeit für wichtige Kernaufgaben.

Neu ist auch der Chatbot des Landratsamts Ostalbkreis, der als Pilotanwendung im Rahmen eines Projektes mit dem Sozialministerium und weiteren Landkreisen sowie der Firma viind entwickelt wurde. Auf www.ostalbkreis.de/gesundheit beantwortet der Chatbot Fragen rund um Gesundheitsthemen und ist für den Ausbau auf weitere Themenbereiche geeignet. Ziel des Chatbots, finanziert von der Europäischen Union - NextGenerationEU, ist es, Informationen zu den am häufigsten angefragten Themen auf einfache, inzwischen gängige Weise automatisiert und zugeschnitten auf die konkrete Nutzeranfrage online zur Verfügung zu stellen.

Weiterer Digitalisierungsfortschritt braucht zentrale Strukturen, Standards und digitale Werkzeuge
"Wir sind auf einem guten Weg", ist Landrat Dr. Bläse überzeugt. "Damit wir weiter vorankommen und eine bürgerzentrierte Verwaltungsdigitalisierung erfolgreich realisieren können, benötigen wir aber zentrale Strukturen und standardisierte Rahmenbedingungen von Bund und Land." Das Team des Sachgebietes Digitalisierung im Landratsamt ist deshalb in der OZG-Taskforce und in weiteren Netzwerken und Expertenkreisen als Treiber proaktiv unterwegs. Die OZG-Taskforce ist ein freiwilliger Zusammenschluss von Digitalisierungsbeauftragten und IT-lern, die sich für eine digitale Verwaltung in den Kommunen und öffentlichen Verwaltungen engagieren und entwickelte Lösungen miteinander teilen. Verantwortliche und Interessierte aus über 500 Behörden und Kommunen sind in diesem Netzwerk aktiv – von kleinen Gemeinden bis zur Landeshauptstadt Baden-Württembergs. Zu den zentralen Forderungen der Taskforce zählen beispielweise eine bundesweite Online-Plattform für alle Online-Anträge anstelle von 16 Länderplattformen, die automatische Bewilligung und Verlängerung von Leistungen bei Vorliegen der Voraussetzungen, z.B. automatischer Kindergeldantrag bei Geburt, oder die Einführung des Once-Only-Prinzips, also die einmalige Übermittlung von Daten in ein bundesweites Serviceportal zur Verschlankung von Prozessen. Auch sollte das Erfordernis der persönlichen Unterschrift und des persönlichen Erscheinens abgeschafft und durch einen einheitlichen, digitalen Authentifizierungsvorgang ersetzt werden.

"Auch und besonders in finanziell angespannten Zeiten können smarte digitale Lösungen ein Teil der Problemlösung sein", ist sich der Ostalb-Landrat sicher. Deshalb wird die Digitalisierung der Landkreisverwaltung eine Daueraufgabe bleiben und sowohl bei der Hausspitze als auch den Führungskräften ganz oben auf der Agenda stehen.

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